Google Docs

يُعدّ Google Docs تطبيقًا قويًا لزيادة الإنتاجية، يُستخدم لإنشاء المستندات وتعديلها ومشاركتها مع الآخرين. وهو من الأدوات التعاونية الفعّالة التي تُمكّن المستخدمين من التعاون في مشاريعهم المشتركة. بلا شك، هو معالج نصوص بسيط وفعّال في متناول يدك، يُضفي لمسةً مميزةً على مستنداتك النصية.

تتطلب أداة الإنتاجية مزامنة حساب البريد الإلكتروني ، مما يتيح لك الوصول السريع إلى المستندات النصية المخزنة من خلال أجهزة متعددة. كما تُسهّل على المستخدمين إدارة مستنداتهم باستخدام التعاون عن بُعد، واستخدام الروابط لمشاركة المستندات مع الآخرين لعرضها أو التعليق عليها أو تعديلها.

ما هو مستندات جوجل؟

جوجل دوكس أداة إنتاجية سحابية ومتاحة عبر الإنترنت، تُستخدم لإدارة المستندات النصية. طورتها جوجل، وهي متوفرة أيضًا كتطبيق للهواتف الذكية. كما توفر مساعدة فورية لإنشاء وكتابة وتحرير المستندات النصية. 

يعمل البرنامج بطريقة مشابهة لبرنامج مايكروسوفت وورد ، مع أنه يفتقر إلى بعض الوظائف المتقدمة، إلا أنه حل مثالي لمستخدمي الهواتف المحمولة. فهو يتيح لك إدارة مهامك الشخصية والمهنية، بدءًا من كتابة قائمة مشتريات البقالة وصولًا إلى إعداد مقترح عمل بالغ الأهمية. 

ميزات مستندات جوجل

إعداد منظم

عند دخولك إلى الشاشة الرئيسية لأول مرة، ستجد واجهة منظمة تمامًا لمستنداتك النصية، حيث ستعرض افتراضيًا أحدث المستندات التي تم فتحها. ومع ذلك، يمكنك تغيير ترتيب عرض المستندات حسب رغبتك. يمكنك فرز المستندات حسب الاسم أو تاريخ آخر تعديل. كما يمكنك تغيير موضع عرض المستندات عند الاختيار بين قائمة أو عناوين. يمكنك الاطلاع على جميع المستندات التي تمت مشاركتها معك في تبويب خاص، بالإضافة إلى عرض اسم المؤلف الأصلي.

التحرير في الوقت الفعلي

تُعدّ ميزة التحرير الفوري من أفضل الميزات، حيث تتيح لك مشاركة مستنداتك مع أعضاء فريقك، وستشاهد مؤشرات متعددة على الشاشة، حيث يساهم العديد من الأعضاء في وقت واحد. يمكنك تحرير حتى المستندات النصية القديمة، كما أن إضافة ميزة التعليقات تُحسّن تجربة التحرير بشكل كبير. فهي تتيح تقديم ملاحظات دقيقة وإرسال إشعارات فورية عبر البريد الإلكتروني لإبقاء جميع الأعضاء على اطلاع دائم. تُحوّل هذه الأداة الوظيفية المبتكرة عملية إنشاء المستندات، التي كانت تُعتبر مهمة فردية، إلى حوار مثمر للغاية.

إمكانية العمل دون اتصال بالإنترنت

تتيح هذه الأداة السحابية للمستخدمين إدارة مستنداتهم النصية، حتى في وضع عدم الاتصال بالإنترنت. فهي تُمكّنك من تخزين مستنداتك في السحابة والوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت دون الحاجة إلى اتصال بالإنترنت. ما عليك سوى النقر على قائمة النقاط الثلاث في الزاوية العلوية اليمنى، ثم النقر على خيار "متاح دون اتصال" أسفل الشاشة. هذا يجعل تنسيقك المعقد بسيطًا وسريعًا، ويتجنب المشاكل المرتبطة بالخيارات المتاحة عبر الإنترنت، مثل عدم الموثوقية، أو التكلفة الباهظة، أو عدم إمكانية الوصول إليها. 

إنشاء مستندات جديدة

لا يقتصر التطبيق على تمكين المستخدمين من تعديل مستنداتهم النصية الموجودة فحسب، بل يتيح لهم أيضًا إنشاء مستندات جديدة كليًا في غضون ثوانٍ معدودة. الأمر بسيط، ما عليك سوى النقر على خيار "مستند جديد" لإنشاء مستندك الجديد. ومع ذلك، يتوفر العديد من القوالب الجاهزة التي تُسهّل إنشاء مستندات جديدة بكفاءة عالية. وللقيام بذلك، انقر على زر "اختيار قالب"، ثم حدد القالب الذي يناسب احتياجاتك، مثل الرسائل الرسمية، وكتابة السير الذاتية، والتقارير الجامعية، والرسائل غير الرسمية، وملاحظات المحاضرات، ومراجعات الكتب، وخطط التأسيس، ومقترحات المشاريع، والكتيبات، وغيرها. 

مجاني للاستخدام

لا شك أن جوجل تقدم العديد من تطبيقات الإنتاجية بنسخ مجانية ومدفوعة، لكن تطبيق مستندات جوجل مجاني تمامًا. يبدو أن جوجل أطلقت التطبيق كأداة ترويجية لعلامتها التجارية، إذ يقدم خدماته للمستخدمين غير التجاريين. مع ذلك، فهو مُدمج مع جوجل درايف ، ويتعين عليك الدفع للحصول على مساحة تخزين سحابية إضافية. 

أدوات تحرير متعددة

لتحرير مستنداتك النصية، ستجد نفس الوظائف المتوفرة في إصدار سطح المكتب أو المتصفح. يمكنك تغيير حجم الخط من بين مجموعة كبيرة من الخيارات، وإنشاء ملاحظات، وإدراج الجداول والصور. كما يمكنك تسطير النص أو جعله غامقًا أو مائلًا، بالإضافة إلى استخدام أنواع مختلفة من الفقرات. علاوة على ذلك، يمكنك إضافة تعليقات واقتراحات لأي كلمة أو جملة أو فقرة. يمكنك أيضًا مشاركة مستنداتك بإضافة روابط، حيث يوفر التطبيق ميزة الحفظ التلقائي لجميع تعديلاتك. 

تصدير سلس

بعد الانتهاء من إنشاء مستنداتك أو تعديلها، يتيح لك التطبيق مشاركتها بصيغ مختلفة مثل .docx و .pdf و odt و rtf و .txt و .html. يمكنك إرسال مستنداتك إلى أعضاء آخرين عبر البريد الإلكتروني، كما يمكنهم تعديلها معك مباشرةً. يمكنك حفظ نسخة من مستنداتك في مستندات جوجل لاستخدامها أو إرسالها لاحقًا.

الإيجابيات

• أنشئ مستنداتك النصية، وقم بتحريرها، وعرضها، ومشاركتها.
• دعم متعدد التنسيقات لتصدير المستندات
• التوافق عبر المنصات
• مجاني للاستخدام
• يوفر أدوات تحرير متعددة

السلبيات

• تنسيق غير متناسق لاستيراد الملفات الخارجية المعقدة